Każdy przedsiębiorca ma prawny obowiązek archiwizowania dokumentacji księgowej przez wiele lat nawet po zamknięciu swojej działalności. Archiwizacja papierowej dokumentacji wiąże się z koniecznością przechowywania wszystkiego w odpowiednio opisanych segregatorach. Jeszcze kilka lat temu większość przedsiębiorców właśnie w taki sposób przechowywała wszystkie dokumenty. Dzisiaj zdecydowana większość firm używa w tym celu programów komputerowych. Tak jest o wiele łatwiej i o wiele szybciej.
Dokumenty przechowuje się na dysku twardym komputera
Sterty segregatorów można zastąpić jednym niewielkim komputerem przenośnym lub stacjonarnym. Można je również przechowywać na zewnętrznym dysku twardym – wtedy będzie się mieć pewność, że wszystkie zarchiwizowane dokumenty są w bezpiecznym miejscu. Dla przedsiębiorców najważniejsze jest to, że błyskawiczna archiwizacja dokumentów elektronicznych przebiega całkowicie automatycznie. Wystarczy bowiem zainstalować odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia firmy, w którym można wystawiać elektroniczne dokumenty księgowe. Jedną z funkcji takich programów jest oczywiście archiwizowanie wszystkich wystawionych dokumentów. Polega to na tym, że automatycznie zapisują się one na dysku komputera w odpowiednich plikach. Znalezienie każdego dokumentu wystawionego elektronicznie trwa dosłownie kilka sekund. W tym celu wystarczy wpisać w polu wyszukiwania dowolne dane dokumentu, który chcemy odnaleźć. Program odnajdzie każdy dokument i pokaże nam go na ekranie komputera. Niektóre programy do prowadzenia swojej firmy oferują również możliwość zapisywania ich na serwerze. Takie rozwiązanie umożliwia przedsiębiorcom dostęp do wystawionych dokumentów z dowolnego komputera lub telefonu z dostępem do internetu. Możliwe jest również zainstalowanie aplikacji na telefon i prowadzenie dokumentacji firmowej przy wykorzystaniu smartfona.
Chyba nikomu nie trzeba przedstawiać udogodnień, jakie niosą za sobą nowoczesne technologie. Dzisiaj nie ma wymagań co do prowadzenia papierowej dokumentacji. O wiele wygodniejsze i szybsze jest skorzystanie w tym celu z oprogramowania komputerowego. Wystawianie dokumentów elektronicznych i ich archiwizowanie to kwestia pobrania odpowiedniego programu i wykupienie licencji na jego użytkowanie.
