You are currently viewing Archiwizacja dokumentów elektronicznych przebiega automatycznie

Archiwizacja dokumentów elektronicznych przebiega automatycznie

Każdy przedsiębiorca ma prawny obowiązek archiwizowania dokumentacji księgowej przez wiele lat nawet po zamknięciu swojej działalności. Archiwizacja papierowej dokumentacji wiąże się z koniecznością przechowywania wszystkiego w odpowiednio opisanych segregatorach. Jeszcze kilka lat temu większość przedsiębiorców właśnie w taki sposób przechowywała wszystkie dokumenty. Dzisiaj zdecydowana większość firm używa w tym celu programów komputerowych. Tak jest o wiele łatwiej i o wiele szybciej.

Dokumenty przechowuje się na dysku twardym komputera

błyskawiczna archiwizacja dokumentów elektronicznychSterty segregatorów można zastąpić jednym niewielkim komputerem przenośnym lub stacjonarnym. Można je również przechowywać na zewnętrznym dysku twardym – wtedy będzie się mieć pewność, że wszystkie zarchiwizowane dokumenty są w bezpiecznym miejscu. Dla przedsiębiorców najważniejsze jest to, że błyskawiczna archiwizacja dokumentów elektronicznych przebiega całkowicie automatycznie. Wystarczy bowiem zainstalować odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia firmy, w którym można wystawiać elektroniczne dokumenty księgowe. Jedną z funkcji takich programów jest oczywiście archiwizowanie wszystkich wystawionych dokumentów. Polega to na tym, że automatycznie zapisują się one na dysku komputera w odpowiednich plikach. Znalezienie każdego dokumentu wystawionego elektronicznie trwa dosłownie kilka sekund. W tym celu wystarczy wpisać w polu wyszukiwania dowolne dane dokumentu, który chcemy odnaleźć. Program odnajdzie każdy dokument i pokaże nam go na ekranie komputera. Niektóre programy do prowadzenia swojej firmy oferują również możliwość zapisywania ich na serwerze. Takie rozwiązanie umożliwia przedsiębiorcom dostęp do wystawionych dokumentów z dowolnego komputera lub telefonu z dostępem do internetu. Możliwe jest również zainstalowanie aplikacji na telefon i prowadzenie dokumentacji firmowej przy wykorzystaniu smartfona.

Chyba nikomu nie trzeba przedstawiać udogodnień, jakie niosą za sobą nowoczesne technologie. Dzisiaj nie ma wymagań co do prowadzenia papierowej dokumentacji. O wiele wygodniejsze i szybsze jest skorzystanie w tym celu z oprogramowania komputerowego. Wystawianie dokumentów elektronicznych i ich archiwizowanie to kwestia pobrania odpowiedniego programu i wykupienie licencji na jego użytkowanie.